Co-créer le portail web coopératif de son organisation

Objet : Un cycle d'accompagnement afin de co-créer avec des membres volontaires de vos équipes et dans le cadre d'une démarche Agile, un outil web qui corresponde aux besoins de votre organisation .

Contexte : Il est devenu incontournable, pour une organisation, de disposer d'une présence en ligne qui lui permette de présenter ses produits ou ses services, mais aussi de collecter des informations, de vendre, voir d'organiser son activité.

Pour les structures de l'ESS, un enjeu supplémentaire est d'inscrire leur action et leur organisation interne dans une démarche collaborative, ouverte afin de gagner en efficacité et d'autonomiser chaque participant.

Qu'il s'agisse d'un réseau d'entreprise, d'un site web ou d'un portail de coopération en ligne, la participation des utilisateurs finaux à sa mise en place est un gage d'appropriation et d'utilisation optimale.

Objectifs : 

• Permettre à l'équipe de direction de définir ses besoins en terme de portail web,
• Accompagner les utilisateurs dans la prise en compte des enjeux,
• Mettre en place un portail web dédié à toute ou partie de l'activité,
• Permettre à la structure de gérer son portail en toute autonomie,
• Former les utilisateurs

Proposition : Nous accompagnons cette création au travers d'un cycle d'étude, de formation et de travail autour de votre plateforme coopérative en ligne qui vous permettra de disposer d'un outil personnalisé, adapté à vos besoins métier, évolutif et surtout d'en conserver la maîtrise.

En offrant à vos collaborateurs la possibilité de comprendre les enjeux, d'acquérir une autonomie de gestion et de contribution et de participer à la mise en place d'une architecture adaptée à votre organisation, vous leur permettrez d'utiliser l'outil de façon bien plus efficace.

Programme : Un cycle d'accompagnement de vos équipes, comprenant :

1) Une ou plusieurs séances de travail avec un groupe de pilotage volontaire permettant d'étudier les besoins, l'architecture de l'organisation, de collecter les attendus et de définir les applications métier. Un pré-rapport serra alors édité. (1/2 journée)

2) La mise en place d'une plateforme de développement avec des ébauches d'applications, (1/2 journée)

3) Des ateliers avec des utilisateurs permettant de :

• former à la contribution, (1/2 journée)

• personnaliser la plateforme, (1/2 journée)

• tester les applications en rédigeant des contenus réels, (1/2 journée)

• répondre aux questions et collecter de nouvelles demandes, (1/2 journée)

4) Une séance de travail avec le groupe de pilotage afin de dresser un bilan, décider de modifications, compléter l'architecture, ... (1/2 journée)

5) L'implémentation de nouvelles fonctionnalités. (1/2 journée)

6)  la mise en ligne sur un nom de domaine dédié et l'inauguration de votre plateforme, (1/2 journée)

7) Une nouvelle série d'ateliers avec les utilisateurs et/ou les administrateurs (par journée ou 1/2 journée)

Ce cycle peut s'envisager sur des périodes plus ou moins longue en fonction de la compléxité du projet, des délais et du nombre de participants. Un processus classique pour une PME se déroule sur une quinzaine de demi journées réparties sur une semaine à trois mois.

L'hébergement de la plateforme est gratuit dans la phase de test (1 à 6), puis sur abonnement mensuel ou annuel. 

Les fonctionnalitées mises en place lors du cycle n'engendrent pas de surcout.

Durée : Ce travail peut se réaliser sur une dizaine de jours, en fonction de la taille de la structure et du projet, avec pour objectif, à l'issue de la première semaine, la mise en ligne d'une version "alpha". Celle ci est enuite affinée, après tests et retours et avant l'inauguration, par des temps de formation des utilisateurs, un travail sur la charte graphique et/ou des prestations de migration de contenu.

Compléments :

1. la formation d'administrateurs et de graphistes, 
2. la migration de contenus,
3. la personnalisation graphique
4. un programme de communication multimédia,
5. des rencontres régulières de formation et d'évaluation,
6. un nouveau cycle d'évolutions,

Nombre de participants : selon la taille de la structure, entre 2 et 10,

Pré-requis : maitrise minimal de l'informatique et du web, ...

Equipement : 1salle,1 poste informatique, 1 tableau,

Intervenant : Thierry Jarrige

Evaluation : QCM et délivrance d'un certificat pour certains des modules,

Avantages : Le coût de ce processus est, sur le long terme, généralement inférieur à celui de la réalisation d'un site internet par une agence. A son issue, vous disposez d'une plateforme qui correspond à vos besoins, est paramétrable et modifiable par vos équipes, vous évitant ainsi les coûts cachés de modifications ultérieures, maintenance, mises à jour, formation, graphisme, etc ...).

Vous gagnez ainsi en agilité, en autonomie, en trésorerie, mais surtout en cohésion de vos équipes autour d'un outil de coopération, de documentation partagé, de médiation et d'organisation interne et externe.