Animation de réunion

Animation de réunion

Une assemblée, une réunion, peuvent être très enrichissantes pour chacun-ne des participant.e.s et potentiellement très efficace pour l'avancée des projets si certaines pratiques sont mises en œuvre, certains outils utilisés et certaines règles respectées.

L'une de ces pratiques est de rechercher à ce que les réunions soient ressentie comme "efficaces et plaisantes" par les participant.e.s, gage d’une participation ultérieure, de la confiance entre les membres et de leur motivation aux objectifs du projet.

Un corpus de règles de fonctionnement égalitaire et de gouvernance partagée peut participer à atteindre cet objectif.

Des outils connus et éprouvés sont également mobilisables en fonction des besoins, par exemple la communication non violente, la Sociocratie, l’écoute active, les méthodes de prise de décision, le language des signes, la bienveillance, ...

Nous avons donc mis en place une méthodologie qui nous permet d’atteindre ces objectifs lors de nos animations d'AG, réunions de travail ou Conseils.

Un rythme régulier peut favoriser l'appropriation du rituel par les participant.e.s, les rôles (animateur, modérateur, gardien du temps, scribe, ...) peuvent être assurés par des personnes formées et différentes à chaque fois.

Les préalables

  1. Préparer la réunion en amont, proposer un ordre du jour composé de points précis, collectés lors de précédentes réunions ou auprès de participant.e.s,

  2. Déterminer un horaire, un lieu et une durée adéquats (par exemple 2 heures) et s'y tenir le plus précisément possible. Il est préférable que les réunions se tiennent à intervalle régulier, le ou les mêmes jours, à la même heure, afin que chacun.ne puisse organiser son agenda et que soit évités les changements de dernière minute,

  3. Informer les participants potentiels suffisamment à l'avance pour que chacun.ne ai le temps d’étudier l’ordre du jour, de faire, si nécessaire, des propositions d'amendement et de programmer sa présence,

L’ordre du jour

  1. Inciter les participant.e.s à étudier les points et à consulter les documentation afférentes,

  2. Choisir l’ordre dans lequel ils seront évoqués ou donner aux participant.e.s la possibilité d’indiquer l’importance qu’ils revétent à leur yeux,

  3. Les points sont examinés dans leur ordre d'importance et traités jusqu'à une conclusion, une décision ou un report,

  4. En fonction des urgences ou dans un objectif de cohérence des débats, cet ordre peut être modifié lors de la séance,

  5. Lorsque de nouveaux points, qui ne figuraient pas à l’ordre du jour, sont évoqués, proposer de les inscrire à une prochaine séance,

  6. Choisir si les points seront examinés jusqu’à prise de décision ou si un temps maximal est attribué à chacun d’entre eux. Il semble malgré tout préférable de traiter complètement un point plutôt que de les survoler tous.

La modération

  1. Choisir un facilitateur/modérateur, si possible différent à chaque fois, qui soit consentant, formé et, si possible ne soit pas impliqué dans les décisions à prendre,

  2. La personne qui anime la réunion peut faire parti du groupe ou non, mais son choix doit recueillir l’assentiment de tou.te.s,

  3. Elle doit être formée aux méthodes d'écoute active et de sociocratie, doit se mettre au service du groupe et ne peut donc mettre en avant, ni ses idées ni son avis,

  4. Elle gère le temps de parole, si possible de façon égalitaire et peut demander à une autre personne d’endosser le rôle de gardien du temps pour prévenir les dépassements,

  5. Une ou plusieurs autres personnes sont désignées pour prendre des notes afin de rédiger un compte-rendu. Il est également possible d'enregistrer les interventions pour réaliser le compte rendu plus tard,

  6. L'animateur fait en sorte qu’une seule personne s’exprime à la fois et que chaque personne qui demande la parole puisse s’exprimer,

  7. Il.elle veille à la courtoisie et à la qualité des échanges, évite les réactions «à chaud » des participants et plus généralement les propos nuisibles, invérifiables ou inutiles,

  8. Il.elle incite les participant.e.s à accueillir les silences comme parti intégrante de l’expression et du temps de parole,

La prise de décision

  1. Vérifier et rappeler la méthode de prise de décision choisie par le groupe (dans les statuts, le règlement ou autre),

  2. Qu’elle soit le vote, le consensus ou autre, cette méthode doit être acceptée préalablement par tous les participants,

  3. Une prise de décision peut également prendre la forme d’une conclusion, d’un report à une prochaine séance, d’un mandat pour une étude plus approfondi ou encore de la nomination d’une commission ad-hoc,

  4. Une fois une décision prise, reformuler le texte du compte rendu qui la décrira, jusqu’à acceptation totale de la formulation par le groupe,

Les mandats

  1. Lorsqu’un sujet est plus ardu ou plus complexe qu’il n’y parait, ou qu’Il nécessite une étude plus approfondie, il peut être judicieu de décider la création d’une commission,

  2. Il est alors nécessaire de déterminer un mandat, clair et précis, à confier, à un membre ou à une commission pour étudier ou mettre en œuvre une décision,

Les compte rendus

  1. Un compte rendu exhaustif est dressé le plus immédiatement possible après chaque réunion, est archivé et est maintenu consultable.

  2. Il devra tout particulièrement faire apparaître les sujets traités, leur ordre, les décisions prises, les mandats confiés, les prochaines dates, ...

La clôture

  1. Rappeler les date de la ou des prochaines réunions,

  2. Prendre un temps pour que chacun.ne puisse partager ses ressentis ou confier d’éventuelles tensions,

  3. Vérifier que personne ne souhaite ajouter quelque chose et que tous le monde soit apaisé,

  4. Ménager un temps de silence à la toute fin de chaque séance afin de laisser redescendre les éventuelles émotions,

  5. Déclarer la séance close, si possible à l’heure prévue, et de façon définitive. Si des discussions doivent continuer, elles le serront dans un cadre informel,

 

Une personne extérieure aux enjeux, ou plusieurs qui soient formées, se mettent au service d'une réunion ou d'une assemblée, la prépare, l'animent

Objet : Une formation pour améliorer sa pratique d'animation de réunions, de groupes projet ou d'assemblées.

Nous vous accompagnons lors des différentes phases du processus par un programme d'études, d'ateliers et d'animations. 

Nous animons plusieurs type d'assemblées et ateliers citoyens en fonctions des objectifs recherchés.